Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh
pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang
diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang
terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia
selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya
individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam
kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan
aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa
lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual.Dari waktu ke
waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring
dengan perkembangan ilmut eknologi informasi,dengan berkembangya
teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah
memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,namun perkembangan
terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan
didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi
bidang,satu diantaranya dalam bidang Perkantoran.Suatu Perkantoran
dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang
digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam
perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku
atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut.Dengan bebagai
macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus
disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi,maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan
informasi tersebur,yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi
Manajemen Perkantoran.Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam
perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk
mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.
Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah
untuk membatu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi
yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melaukan aktifitas
mencapai tujuan organisai atau dalam hal ini adalah organisasi
perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan nilai wawasan
yang tidak terbatas,semakin luas dan akurat subuah informasi,maka akan
mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan
nilai-nilai pengelolaan informasi perkantoran.Sistem Informasi Manajemen
Perkantoran tidak hanya berfokus pada sistem informasi internal
perkantoran itu sendiri,namun bisa juga berhubungan dengan sistem
informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam mengikuti
perkembangan teknologi informasi.
Pengguna
Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran,yang menggunakan sistem
tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah
pengelola Sistem, sumber informasi atau pemberi informasi dan pemakai
atau pemerima informasi.Dalam Perkantoran pengelola Sistem biasa di
dilakukan oleh personil Technology Information (TI),sedangakan sumber
atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas
didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima
informasi.Batasan-batasan atau garis wewenang pengguna Sistem informasi
manajemen perkantoran,tidak bisa diuraikan secara mendetil kerena
pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab pengguna sistem
tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi
perkantoran tersebut.
Pengembangan
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external
(diluar lingkungan perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan
teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal
perkantoran.Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan
penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen
perkantoran,dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor
yaitu,pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk
mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan
dikembangkan.Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna
untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Media
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat
beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi,media
informasi.Informasi ada bemacam-macam jenisnya,diantaranya adalah Audio
,Visual,Audio Visual dan sebagainya.Dari jenis Informasi yang
bermacam-macam,maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai
dengan jenisnya.Dalam perkantoran misalnya ,Computer, Telepon ,Fax
,Email,Blog, Website dan sebagainya.Media-media tersebut bersifat
general,didalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem
khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran.Sistem
yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang
mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan
di akses didalam sistem tersebut.
Iplementasi
Sistem Informasi Manajemen meliputi semua kegiatan yang berhubungan
dengan Informasi dalam berbagai macam lingkungan atau kegiatan yang
salah satunya di perkantoran.Dalam sebuah Kantor maupun Perkantoran
informasi merupakan factor yang sangat penting.Hal ini terjadi karena
seluruh aktifitas perkantoran selalu membutuhkan sebuah informasi,baik
dalam interen perkantoran maupun antar perusahaan atau
perkantoran.Selain dari informasi itu sendiri.Sistem informasi
manajemen perkantoran tentu implementasinya di perkantoran,baik yang
bersifat formal maupun non formal,sebagai contoh gambaran umunya adalah
diimplementasikan kantor perbankan,kantor perusahaan swasta maupun
perintah,kantor pendidikan,kantor-kantor dinas pemerintahan dan lain
sebagainya.
Pencapaian Tujuan
Tingkat
keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran,adalah sistem
tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu
organisasi perkantoran didalam aktifitasnya untuk mencapai tujuan sesuai
dengan yang direncanakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar